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Die Nadel im Heuhaufen

„Unser Ziel ist muss es sein, die eine Stunde, in der wir täglich suchen, besser darauf zu verwenden, zu gestalten - unseren Arbeitsplatz, unsere Zusammenarbeit, unsere Wettbewerbsfähigkeit. Fangen wir jetzt damit an. Ich danke Euch für Eure Unterstützung.“

Liebe KollegInnen,

zahlreiche Maßnahmen wurden in den vergangenen Monaten für einen Wandel, für neue Strukturen und Prozesse in der Firma Bänninger ergriffen. Eine fortwährend hohe Erwartungshaltung an das neue ERP-System proAlpha, an die effizientere Ausrichtung des Vertriebs und der Logistik und nicht zuletzt an die Führungsstärke der AbteilungsleiterInnen und der Geschäftsleitung ist notwendig, um die positive Dynamik des Wandels zu erhalten.

Neben konstruktiver Kritik und Ideen für die Zukunft dürfen wir jedoch die Arbeit an der Basis nicht vernachlässigen. Aus eigener Erfahrung und aus diversen Gesprächen mit erfahrenen und neuen KollegInnen ist es diese wiederkehrende Aussage, die mich schockiert: „Ich brauche zu lange, um Informationen für mein Tagesgeschäft zu finden. Im Vertretungsfall ist es für mich ohne fremde Hilfe unmöglich, die richtige Information zu finden! “ Seien es Preise, Kundennotizen, Zertifikate, Produktinformationen, der richtige interne Ansprechpartner oder eine Auskunft zu einem Arbeitsprozess – im Schnitt verbringt jede/r MitarbeiterIn der Bänninger Kunststoff-Produkte GmbH täglich eine Stunde damit, aktuelle Informationen zu suchen oder die ihm gereichten Informationen auf Korrektheit zu überprüfen. Wollen wir unsere kostbare Zeit wirklich damit verschwenden, Informationen nachzujagen? Oder sind wir für die Zukunft besser aufgestellt, wenn wir im Bereich der Dokumentenverwaltung gemeinsam eine einheitliche Ordnung finden und pflegen?

Die meisten von Euch, die an einem Computer arbeiten, denken jetzt an unser Laufwerk P (Pool). Hierauf befindet sich in 67 Hauptordnern und über 9.600 Unterordnern eine schier unvorstellbare Zahl von Dateien: 114.392! Das bedeutet, dass jeder Unterordner durchschnittlich rund 11 Dateien enthält. Ohne eine einheitliche Ordnerstruktur und verständliche Dateibezeichnungen ist dies für jede/n MitarbeiterIn ein unüberwindbares Hindernis auf der schnellen Suche nach der richtigen Information.

Neben dem Ablagesystem auf den Netzwerklaufwerken gibt es weitere Aufbewahrungsplätze für dringend benötigte Informationen: das Archiv in proAlpha, das ELO, das E-Mail-Postfach, der eigene Desktop und nicht zuletzt die unzähligen Ordner mit Papierdokumenten. Jeder von uns kann etwas tun, um sich selbst und seinen KollegInnen das Arbeiten zu erleichtern – sei es sein Postfach aufzuräumen oder eine schnelle Desktopnavigation einzurichten. Das Laufwerk „Pool“ wird in den kommenden Monaten eine neue Ordnung erhalten. Die genauen Details dazu werde ich Euch rechtzeitig per E-Mail zusenden. Um einen reibungslosen Übergang zur neuen Struktur zu ermöglichen, bitte ich Euch vorab, nicht benötigte Ablagen in Euren Austauschordnern zu entfernen und die Ordner Eurer Abteilungen aufzuräumen. Als ersten Schritt genügt es, nicht mehr benötigte Dateien und Ordner zu löschen oder unverständliche Dateinamen zu ändern.

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